Afin de remettre à jour un article qui date de 2013, où mes connaissances et expériences n’étaient pas forcément les mêmes, tout comme celles de mes collègues ambulanciers, organisations et autre associatifs. Je vous propose de revoir ensemble la problématique des formalités d’admissions administratives en structure de soin. Forcément on va se concentrer plus sur le système public car les structures privées ont des fonctionnements parfois spécifiques.
En aucun cas ne sera donné de références législatives applicables ou opposable de manière forte et puissante. Je vais vous lister les éléments à disposition et chacun pourra les utiliser à bon escient. Libre à chacun d’apporter des éléments vraiment concret et vérifiables pour améliorer le contenu, apporter des information VIABLES.
L’ambulancier et les entrées administratives : le code de bonne pratique de la circulaire DHOS
Une circulaire nommée Circulaire DHOS/SDO/O 1 n° 2003-277 du 10 juin 2003 relative aux relations entre établissements de santé publics et privés et transporteurs sanitaires privés est une base souvent utilisée par les ambulanciers en vue de faire appliquer les règles au quotidien.
Cependant il subsiste une mauvaise interprétation puisque la circulaire en question est avant tout… un code de bonnes pratiques. Entendre par-là que ce n’est en aucun cas une loi. Sur cette base on va donc pouvoir sensibiliser les acteurs en structures de soins privées ou publiques et les ambulanciers, mais en aucun cas pouvoir taper du poing sur la table et dire que « c’est la loi « .
La circulaire en question n’est quelque part qu’une note d’information et en aucun cas un texte d’application de loi. Donc au final c’est un guide de recommandations. Je sais j’entends bien : on aimerait tous que cela soit acté et appliqué sur l’ensemble du territoire mais c’est resté au stade des bonnes pratiques. Et ce document a juste 20 ans… Oupssssss.
Oui un rafraîchissement serait appréciable. Sur ce point les organisations syndicales patronales majoritaires des ambulanciers; si prompts parfois à grimper au créneau pour pourvoir inclure des binômes d’auxiliaires ambulanciers pour faire circuler les ambulances ou de revaloriser le forfait VSL ; n’auraient qu’à relancer ce sujet épineux au lieu de laisser leurs ambulanciers s’en débrouiller et assumer des différents parfois difficile à gérer au quotidien. Désolé il fallait que je le glisse ^_^
Ici on peut clairement lire : protocole d’accord portant sur le « code de bonnes pratiques » régissant les relations entre les transporteurs sanitaires privés et les établissements de santé.
Un code de bonne pratique et non pas un code avec…. des obligations de. Si un homme de loi (avocat, juriste qualifié) passe par ici je serais ravi qu’il nous en décortique plus le contenu et le sens.
Il est par contre intéressant de noter que cette circulaire intègre en annexe l’usage d’une fiche de liaison administrative destinée à favoriser et optimiser la constitution du dossier administratif.
Les entrées administratives : le fameux forfait administratif
Durant de longues années une confusion a été évoquée. Je ne chercherais pas à savoir d’où cela ne provient ni comment mais on s’est tous (dans les divers acteurs associatifs ou d’informations ambulanciers, moi y compris) fait avoir par une mauvaise compréhension sur certaines choses. L’existence d’un soi-disant forfait administratif dans la facturation par les hôpitaux à la sécurité sociale. En clair l’assurance maladie verserait un forfait spécifique pour la gestion du dossier administratif.
Cette légende est fausse
Pour les séjours en hospitalisation l’assurance maladie verse un prix de journée par spécialité. Comprendre que ce dernier évolue en fonction de la spécialité médicale concernée : chirurgie, réanimation etc. Ce prix de journée couvre les dépenses médicales. Les mutuelles versent un forfait journalier (FJ) qui concerne l’hébergement, l’alimentation, l’entretien etc. Donc dans ces deux lignes aucune notion de forfait dit administratif.
Pour les soins externes encore une fois là aussi aucune notion de forfait administratif. Les seuls actes facturés lors des admissions en externe sont des consultations médicales, ou encore des actes techniques (IRM, scanner, électrocardiogramme etc). Question administratif : RIEN !
Comprendre donc qu’à aucun moment une structure publique ne facture à l’assurance maladie la réalisation des formalités administratives. Ces dernières ne servent que pour la partie finances, à facturer les séjours ou consultations. Celui qui souhaite opposer une contre argumentation surtout : envoyez nous les informations pour mettre à jour cet article.
L’ambulancier, la priorité pour réaliser l’entrée administrative
Galérer à patienter devant les bureaux des entrées rien de pire quand on a un planning à rallonge et la régul’ qui ne cesse d’appeler non-stop pour demander « tu en es où ? ».
En effet et ça se comprend au vu de la raréfaction du personnel ambulancier, que le temps perdu en attente lors des démarches administratives est rapidement ingérable et problématique. Là encore rien n’oblige législativement une structure à mettre en œuvre des mesures spécifiques pour les transporteurs sanitaires.
Mais dans la plupart des hôpitaux des moyens sont mis en action pour limiter le temps d’attente des ambulanciers. Dans le cas où cela n’existe pas ou semble dysfonctionner il y a toujours une possibilité de dialogue entre les associations des entreprises ambulancières et les représentants de la structure hospitalière.
Je sais sur le papier ce n’est pas toujours aussi simple mais si chacun se mobilise auprès de son responsable avec des arguments imparables il n’y a pas de raisons que ça n’aboutisse pas à des solutions pérennes. La communication et l’échange apportent toujours des solutions.
Pourquoi ce n’est pas quelque chose qui se met en place par défaut ? Excellente question à laquelle personne n’aura la réponse.
Comment faciliter les démarches administratives, les fameuses étiquettes ?
On a tous connu, on connaît tous, vous connaitrez un jour les fameux « et les étiquettes ? ». On a tous vécu des situations conflictuelles dans ce sens avec du personnel parfois odieux, mais aussi parfois respectueux mais aussi souvent débordé. Il est donc de bon ton dans le cadre des relations professionnelles avec les autres professionnels de santé, je parle de relations respectueuses et policées, d’essayer de tous s’entraider au mieux. Parfois prendre le temps de réaliser les formalités va vraiment soulager le personnel hospitalier débordé. Et ce sera à charge de revanche.
Après de nombreuses années passées dans le milieu hospitalier je vais vous donner mon retour d’expérience sur le sujet. Pour faciliter au mieux les démarches administratives et ainsi faciliter le dialogue avec les équipes administratives, qui je le rappelle ne sont pas votre défouloir et en aucun cas responsable des décisions de leurs établissements, pensez à vous munir du maximum d’informations :
- Date de naissance
- Nom / Prénom
- Adresse
- Numéro de téléphone
- Personnes à prévenir
- Carte vitale ou au moins le numéro de sécurité sociale
- Carte de mutuelle si possible (au pire un courrier préformaté remis au patient ou envoyé ça fait aussi le travail).
- Encore mieux : avoir une fiche de liaison administrative à remettre au bureau des entrées. Avec la démocratisation des solutions numériques en entreprises (smartphone et tablettes de travail) c’est quelque chose qui serait assez facilement réalisable.
Les avantages :
Identifier le patient et éviter de le confondre avec un homonyme. Et oui les identités se ressemblent plus qu’on ne le croit et vous aussi vous aidez à sécuriser l’identito vigilance au niveau des patients. Se tromper d’identité a des répercussions parfois importantes. Grâce à vous on peut éviter des soucis futurs dans la prise en charge du patient et la gestion de son dossier médical. L’identito-vigilance est primordiale.
Faciliter la facturation. Je sais c’est un gros mot. Mais avec des informations fiables le bulletin de situation permet AUSSI à votre employeur de facturer donc vous rendez service à vos collègues qui s’en occupent. Mais aussi aux Centres Hospitaliers de facturer les séjours donc de fonctionner. On en est tous là aujourd’hui : survivre.
Personne à prévenir : vous êtes le garant de la pris en charge des patients. Certains sont parfois incohérent, confus et grâce à vos informations vous pouvez assurer que la famille et l’entourage restent informés du devenir du patient. Vous comprendrez que oui c’est important pour les équipes médicales d’avoir ce genre d’informations
Les coordonnées : qui va ramener le patient à la maison si des fois ce n’est pas vous ? Dans le genre on apprécie d’avoir des infos fiables lors des sorties c’est plutôt cool. Donc même si ce n’est pas pour cet usage unique ça peut aider !
L’interaction des données administratives dans le dossier médical du patient : aujourd’hui les dossiers administratifs sont partagés avec le dossier médical patient (DMP). Ce qui implique qu’une majeure partie des informations : identité exacte, coordonnées, coordonnées de la famille sont intégrées de manière automatique. Les équipes médicales ont donc grâce à cela des informations à jour et cela contribue toujours à l’amélioration de la prise en charge du patient, son suivi.
Les inconvénients
On les connait tous. L’attente parfois longue, voire trop longue dans les établissements où aucun coupe file n’est mis à disposition. C’est une source de problématiques qui est vite perturbante.
La tension : pression de la régulation, comportement parfois inadapté de certains personnels ou de certains ambulanciers entrainent des discussions parfois houleuses et des tensions qui pourraient être évitées.
Du temps perdu qui pourrait être consacré au bien-être et à la prise en charge d’autres patients.
Ambulance et transport sanitaire : le forfait de prise en charge
L’argument sur lequel on aurait plus de poids pour apporter dans une discussion c’est le forfait de prise en charge facturé à l’Assurance maladie. Le forfait de prise en charge dans le cadre d’un transport sanitaire comprend 15 minutes adaptée à la prise en charge du patient au domicile/structure et 15 minutes à l’arrivée. Cet argument est donc facilement vérifiable mais à utiliser intelligemment et pas à toutes les sauces. C’est la seule notion qui pourrait être invoquée pour ne pas être immobilisé plus de 15 minutes à votre arrivée.
Le bulletin de situation, le fameux BS
Le bulletin de situation n’est pas juste une feuille de base mais bien une preuve que le patient a bien intégré la structure de soin et/ou en est sorti ou a été transféré dans un autre établissement.
Il intègre aussi des notions importantes : adresse exacte du patient ou encore les débiteurs (sécurité sociale et mutuelle) indispensable à la facturation du transport du patient comme celui du séjour. Si on va plus loin vos salaires dépendent aussi de la bonne facturation de ces transports….
Ce bulletin est disponible dès que les formalités administratives d’admission du patient sont terminées. Ce qui implique d’avoir l’ensemble des informations donc que quelqu’un les apporte ! J’ai écrit : apporter. je laisse chacun juger du reste.
Respect mutuel et bonne intelligence
Comme vous le constatez il n’existe pas de ressources miracles ou de textes législatifs viable qui peuvent être opposés à ces fameuses démarches administratives.
De nombreux hôpitaux apportent des solutions ou commencent à en apporter bien que je me doute, ce ne soit pas encore généralisé. C’est donc à vos chefs d’entreprise de faire des démarches dans ce sens et trouver un point d’équilibre afin que vous puissiez enfin vous consacrer corps et âmes à vos missions premières : la prise en charge du patient et non pas perdre du temps avec de la gestion administrative pure et dure.
Je reconnais qu’il y a encore du travail. Mais pour les plus anciens il y a clairement eu de l’évolution depuis ces dernières années sans, on l’a compris, résoudre 100% du problème.
Nous restons des professionnels de santé et notre mission est aussi l’intérêt du patient. Participer à la gestion du dossier administratif c’est aussi lui assurer une qualité de soins et de suivi.
Le personnel de soin est souvent et ça s’accentue depuis un certain nombres d’années, en sous nombre. La charge de travail énorme et les responsabilités font qu’il est parfois difficile pour eux de gérer ET le patient et le service ET la gestion administrative du dossier.
Cependant cela n’exclue pas de s’adresser avec art et manière aux ambulanciers, tout comme il incombe à l’ambulancier de savoir rester courtois et correct mais aussi de faire un effort quand il constate que la situation peut être problématique. Ce sera toujours apprécié et permet d’entretenir des relations de confiance et de confort.
On le sait tous les décideurs ne sont pas sur le terrain.
Non les entrées administratives ne font pas partie des missions de l’ambulancier
Jamais ô grand jamais je ne me dresserais contre ce crédo. La mission des ambulanciers est la prise en soin du patient et non pas gérer de l’administratif. Il passe en effet assez de temps sur sa fiche bilan, ses fiches de transports, les prescriptions de transport et autres bulletins de situation.
Mais sans législation claire sur l’organisation intelligent et structurée pour optimiser les démarches et contenter chaque acteur, le tout en conservant au cœur des missions la prise en soin du patient il est difficile de faire valoir les choses.
La circulaire citée plus haut le dit bien : il est nécessaire que chaque acteur : entreprise de transport sanitaire et structures de soins s’entende pour appliquer des règles de bonne pratique dans l’intérêt du patient.
Cet article se veut didactique et en constante évolution. Vous tous, et vous toutes êtes acteurs de son contenu. Si vous avez à disposition des informations issues de sources officielles et vérifiables n’hésitez pas à nous contacter afin d’apporter les modifications et informer les collègues ambulanciers. Comme toujours ces articles sont rédigés par des ambulanciers bénévoles et rédigés sur leur temps personnel. Une erreur peut toujours survenir par méconnaissance, ou volonté de bien faire. Laissez nous juste le temps d’apporter les correctifs et vérifier les sources.
